„Wir brauchten ein IT-Arbeitsumfeld, das unseren Mitarbeiterinnen ermöglicht, störungsfrei, schnell und arbeitsplatzunabhängig zu arbeiten – egal ob im Büro oder im Homeoffice“, bringt es David Gottschling von Aktion Leben Österreich auf den Punkt.

Die bestehende IT-Infrastruktur war über Jahre gewachsen – mit unterschiedlichen Betreuern, Insellösungen und veralteten Strukturen. „Unsere damalige IT war schlicht nicht mehr State of the Art“, so David Gottschling. Lange Anmeldezeiten, instabile Datenzugriffe und massive Einschränkungen im Homeoffice erschwerten die tägliche Arbeit zunehmend.

Gemeinsam mit Timewarp IT Consulting wurde die gesamte Arbeitsumgebung modernisiert – mit klarer Cloud-Strategie, strukturierter Datenablage und stabiler Remote-Lösung. Das Ergebnis: Eine performante und sichere IT-Umgebung, die einfach funktioniert.

Aktion Leben: Beratung mit gesellschaftlicher Verantwortung

Gegründet im Jahr 1954, ist Aktion Leben Österreich heute Österreichs größte Familienberatungsstelle zum Thema Schwangerschaft. Der gemeinnützige, unabhängige und überparteiliche Verein ist vom Sozialministerium anerkannt und gefördert.

Mit aktuell 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Wien bietet Aktion Leben:

• Kostenlose Beratung und Unterstützung für schwangere Frauen und Familien
• Staatlich geprüfte Workshops für Jugendliche und Schulen zu Themen wie Pubertät, Verhütung, Schwangerschaft, Geburt, Sexualität, Körpergefühl und Liebe
• Finanzielle Überbrückungshilfen in akuten Notsituationen – als einziger Verein in Österreich in dieser Form

Was einst durch ehrenamtliches Engagement begann, entwickelte sich über die Jahrzehnte zu einer professionell geführten Organisation mit diplomierten Sozialarbeiter:innen, Psycholog:innen, Therapeut:innen sowie Fachkräften in Verwaltung, Buchhaltung, Presse und Marketing.

„Wir wollen auch 2054 noch für schwangere Frauen und Familien da sein“, lautet die klare Zukunftsvision.

Die Ausgangssituation: Wenn IT zum Zeitfresser wird

Die IT-Struktur war historisch gewachsen – und genau das wurde zunehmend zum Problem.

„An manchen Tagen hat die Problembehandlung länger gedauert als die eigentliche Arbeitszeit“, erinnert sich David Gottschling.

Die konkreten Herausforderungen:

• Anmeldezeiten von bis zu einer Stunde durch fehlerhafte Roaming-Profile
• Unterbrochene oder nicht erreichbare Netzlaufwerke
• Unzuverlässiges Homeoffice (Outlook-Probleme, fehlende Datenzugriffe)
• Regelmäßig beschädigte Userprofile
• Kein durchgängiges Desktopsharing
• Fehlende Multi-Faktor-Authentifizierung
• Eine 25 Jahre alte Zeiterfassung ohne Cloudfähigkeit

Zudem mussten 12 neue PCs angeschafft werden, da die bestehenden Geräte nicht mehr updatefähig waren. Auch eine Datenbank erforderte eine komplexe Servermigration in Abstimmung mit einem externen Anbieter.

Die größte Herausforderung? Nicht nur die Technik.

Gerade in jahrzehntelang gewachsenen Strukturen, kann es einiges an Überzeugungsarbeit brauchen, um besonders nicht IT-affinen Mitarbeitenden neue Systeme schmackhaft zu machen. Schlussendlich wurde das neue System von allen nach kurzer Zeit akzeptiert und angewandt.

Die Lösung: Moderne Cloud-Struktur auf Microsoft-Basis

Timewarp implementierte eine vollständig cloudbasierte Arbeitsumgebung auf Basis von Microsoft-Technologien (u.a. OneDrive und Teams).

Nach einer rund sechsmonatigen Projektphase wurde die neue Struktur ausgerollt – inklusive:

• Migration der Daten
• Einführung moderner Benutzerprofile
• Implementierung von MFA
• Einrichtung neuer Hardware
• Strukturierte Datenorganisation
• Unterstützung bei der Auswahl einer neuen cloudbasierten Zeiterfassung
• Migration der Spenderdatenbank

„Nach der Einrichtung spürt man eigentlich kaum etwas – weil alles einfach läuft“, beschreibt David Gottschling den Effekt.

Die Anmeldung dauert heute nur noch Sekunden. Daten sind jederzeit verfügbar. Homeoffice funktioniert stabil und ohne Einschränkungen.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Seit Herbst 2016 betreut Timewarp die IT von Aktion Leben – das Transformationsprojekt war ein Meilenstein dieser Partnerschaft.

Das Kernteam des Projektes bestand aus Entscheidungsträgern bei Aktion Leben und mehreren Technikern von Timewarp.

Der Umstellungsprozess bedeutete für Aktion Leben mehr Aufwand als zunächst erwartet. Dennoch zieht David Gottschling positive Bilanz:

„Ich habe viel gelernt durch die Unterstützung von Timewarp – und am Ende hat alles so funktioniert wie gewünscht.“

Besonders hebt er die Zusammenarbeit mit Geschäftsführer Michael Pambalk-Rieger hervor:

„Ich habe Mike als fachlich äußerst professionell kennengelernt. Was ich besonders schätze, ist seine ruhige, persönliche Art. Er hat mit mir immer auf Augenhöhe gesprochen, Dinge geduldig erklärt und war stets hilfsbereit. Auch im Umgang mit seinem Team ist er wertschätzend und nie als ‚Chef‘ aufgetreten. Diesen Spirit spürt man im ganzen Unternehmen.“

Das Ergebnis: 99,99 % weniger Supportfälle

Die messbaren Verbesserungen sind deutlich:

• Anmeldezeiten unter 30 Sekunden
• Stabile, jederzeit verfügbare Datenzugriffe
• Fehlerfreies Homeoffice
• 24/7 ortsunabhängiger Zugriff
• Supportanfragen im IT-Bereich um „99,99 %“ reduziert

Was früher tägliche Frustration verursachte, läuft heute im Hintergrund.

„Endlich funktioniert unsere IT so, wie es im Jahr 2026 möglich sein sollte“, fasst David Gottschling zusammen.