E-Mail Archivierung ist kein Kür - sondern Pflicht

In Österreich wie in Deutschland gilt: Geschäftliche E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden.

Rechtssicher archivieren - ohne Mehraufwand

Wozu E-Mail Archivierung?: Gemeinsame Basis in AT & DE

  • E‑Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie Geschäftsvorgänge dokumentieren
  • E‑Mails gelten als Handels‑ & Geschäftsbriefe
  • Archivierung muss vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar & jederzeit verfügbar sein
  • Backup ≠ Archiv

Die Unterschiede liegen nicht in der DSGVO, sondern im Steuer‑ und Handelsrecht.

Bestimmungen
Österreich
Deutschland
Rechtsgrundlagen
BAO (§ 131, § 132)
UGB (§ 190, § 212)
UStG (steuerrelevante Kommunikation)
DSGVO
Abgabenordnung (AO) – § 147
Handelsgesetzbuch (HGB) – § 257
GoBD (sehr wichtig!)
DSGVO ergänzend
Aufbewahrungsfristen
Steuerlich relevante E‑Mails: 7 Jahre
Grundstücksbezogene Vorgänge: bis zu 22 Jahre

Handels‑ & Geschäftsbriefe: 6 Jahre
Steuerrelevante E‑Mails: 8–10 Jahre
Rechnungen / Buchungsbelege: 8 Jahre (seit Bürokratieentlastungsgesetz)
Conlusio
In Österreich ist nicht die Technik vorgeschrieben,
sondern das Ergebnis.
Im Prüfungs‑ oder Streitfall liegt die Beweislast beim Unternehmen.
GoBD verlangen u. a.:
Unveränderbarkeit
Vollständigkeit
Nachvollziehbarkeit
maschinelle Auswertbarkeit
dokumentierte Verfahrensbeschreibung


Vorteile von Timewarps Archivierungslösung:

Datensicherheit

Datensicherheit in der Cloud

Daten werden nicht veränderbar und nicht löschbar zentral in einem österreichischen Rechenzentrum gespeichert. Sie sind bei Bedarf sehr rasch und vollständig wieder herstellbar.

Rechtssicherheit

schnelle Zielerreichung bei der Umsetzung von Cloudprojekten

DSGVO und GoDB (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden eingehalten.

Effizienz

Managed Services

Die Mailboxen können schlank gehalten werden und der Mailserver wird nicht überlastet. Postfachbegrenzungen sind deshalb nicht mehr nötig. Volltextindexierung ermöglich die rasche Suche nach Mails und Inhalten.

Erreichbarkeit

Zugriff auf Mails, auch wenn Office 365 Cloud nicht erreichbar ist.

Damit sind Sie unabhängig von Ausfällen und geopolitischen Einflüssen.

Unser Angebot

E-Mail-Archivierung für MS Office 365

E-Mail-Archivierungs-Service

pro Monat

1,50 €*/Nutzer

25 Cent*/GB
Österreichisches Rechenzentrum
schnelle Suchfunktion

Einfache Outlook Integration

Bestellen

*Alle Preise zuzüglich UST.

Datensicherheit bei gleichzeitiger Einsparung von Ressourcen

Die zentrale E-Mail-Archivierung aus der Cloud hält Daten über Jahre ohne Veränderung oder Verlust. Die E-Mail-Archivierung as a Service unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme, Archivierungs- und Zugriffsmethoden.

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Sicherheit und Nachhaltigkeit sind uns wichtig!

Deshalb sind wir zertifiziert nach:

ISO 27018_Zertifizierung_Timewarp
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Unsere Datacenter-Partner sind zertifiziert nach ISO 22301, 27001, 27018; DIN 50001, DIN E 50600, Öko-Standard.

*CCF wurde für den Zeitraum 1.7.22-30.6.23 verifiziert in Übereinstimmung mit ISO 14064-03:2019 in Bezug auf die Einhaltung der Anforderungen von ISO 14064-01:2019.