E-Mail-Archivierung as a Service

Neuer Cloud Service bietet Rechtssicherheit bei der Aufbewahrung von E-Mails und steigert die Effizienz für Anwender und Administratoren

(Wien, 04.05.22) Gesetzliche Vorschriften verpflichten Unternehmen zur jahrelangen Archivierung von Mails. Die Korrespondenz soll manipulationssicher abgelegt und wiederherstellbar sein. Mit dem neuen Cloud Service auf Basis MailStore SPE bieten wir unseren Kunden eine einfache Möglichkeit E-Mails automatisiert und rechtsicher in österreichischen Rechenzentren zu archivieren. Die so archivierten Daten werden zentral gespeichert und verwaltet und können sehr schnell, vollständig wiederhergestellt und bei Bedarf in allen Versionen gelöscht werden.

Vorteil der E-Mail-Archivierung versus Backup

Das Backup ist ein wichtiger Faktor im Disaster Recovery Plan eines Unternehmens. Jedoch ersetzt es nicht die E-Mailarchivierung. Um den GoDB (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der DSGVO zu entsprechen, müssen Unternehmen spezielle Archivierungssysteme einsetzen. Diese können alle Versionen von Mails originalgetreu über Jahre speichern und schnell wiederauffindbar machen.

Backups können das nicht leisten, denn sie liefern nur Snapshots. Diese sind schließlich nur Momentaufnahmen und auch nicht manipulationssicher, da einzelne Mails oder gesamte Postfächer schon vor der Speicherung gelöscht werden können.

Datensicherheit bei gleichzeitiger Einsparung von Ressourcen

Die zentrale E-Mail-Archivierung aus der Cloud hält Daten über Jahre ohne Veränderung oder Verlust. Durch die Volltextindexierung ist die Suche nach speziellen Unterlagen leicht möglich. Spezielle Inhalte können so sehr schnell und jederzeit gefunden werden. Dabei ermöglicht die spezielle Beschaffenheit der E-Mail-Archivierungs-Lösung eine Reduzierung der Storage Kapazitäten sogar um bis zu 70% und eine Entlastung der Mail-Server. Postfächerbegrenzungen gehören der Vergangenheit an ebenso wie PST-Dateien. Dahinter steht die automatische Löschung von Mails aus einem Postfach, sobald es archiviert wurde. Für Anwender verändert sich nichts, außer dass die Suche nach Mails und Inhalten wesentlich einfacher ist und schneller geht.

Vielseitige Technologie

Die E-Mail-Archivierung as a Service unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme, Archivierungs- und Zugriffsmethoden. Die Archivierungslösung legt Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit über Jahre sicher.

Das E-Mail-Archiv dient dabei als Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System. Der Administrator auf Kundenseite konfiguriert, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt automatisch in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung ebenfalls automatisch aus den Postfächern des E- Mail-Servers zu löschen sind. Die E-Mail-Archivierungs-Lösung stellen wir über Cloud für Kunden bereit, wobei die Daten in zertifizierten Rechenzentren in Österreich gespeichert werden.

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Gerne können Sie sich an mich wenden, wenn Sie Fragen haben unter beratung@timewarp.at.
Ihr Rainer Schneemayer
Sales & CEO