Die Vorteile der Email-Archivierung für Unternehmen

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Veronika Pambalk
06/04/2023
15:47
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(Fassung vom 11.03.2024) Die sichere Speicherung von geschäftlich relevanten Emails ist für Unternehmen rechtlich verpflichtend. Diese Daten müssen sicher und leicht zugänglich aufbewahrt werden. Auch die Einhaltung der DSGVO ist relevant und die Speicherung der Daten muss dieser entsprechen. Wir bieten eine moderne Cloud-basierte Email Archivierung an, die viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden der E-Mail-Speicherung hat. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der E-Mail-Archivierung und wie sie Ihnen helfen kann, Ihre Daten sicher und organisiert zu halten und dabei Ressourcen zu schonen.

Was ist Cloud-basierte E-Mail-Archivierung?

Die Cloud-basierte E-Mail-Archivierung ist eine moderne Lösung für die Speicherung und Verwaltung von E-Mail-Daten. Anstatt E-Mails auf lokalen Mail-Servern oder Festplatten zu speichern, werden sie bei der Cloud-basierten E-Mail-Archivierung in sicheren, externen Rechenzentren (in unserem Fall TIER III+ Rechenzentren NTT und Digital Reality in Wien) gespeichert. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff auf E-Mails von jedem beliebigen Ort mit Internetanschluss sowie eine höhere Sicherheit und einen besseren Schutz vor Datenverlust. Darüber hinaus bietet die E-Mail-Archivierung als Cloud-Service häufig Funktionen wie erweiterte und einfache Suchmöglichkeiten und die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften sowie Branchenvorschriften.

Mail Archivierung hilft Compliance zu erreichen und das E-Mail-Management zu verbessern

Die Email Archivierung ist ein wichtiger Prozess für Unternehmen, um sicherzustellen, dass ihre E-Mail-Kommunikation sicher gespeichert und leicht zugänglich ist. Email-Lösungen bieten zwar Funktionen für die E-Mail-Archivierung an, aber viele Unternehmen entscheiden sich aus Gründen der Sicherheit und des Komforts für den Einsatz von speziellen Archivierungslösungen. Denn es kann in vielen Fällen nicht restlos garantiert werden, dass die gespeicherten Daten wirklich DSGVO konform, also im EU-Raum, abgelegt werden und jahrelang unveränderbar gehalten werden.
In unserer Email-Archivierungslösung verwenden wir MailStore und die Hardware wird zu 100% in österreichischen Rechenzentren betrieben.
MailStore ist eine E-Mail-Archivierungslösung eines Drittanbieters, die sich nahtlos in z.B. Microsoft Office 365 integrieren lässt und es Unternehmen ermöglicht, E-Mails einfach zu archivieren und abzurufen. Mit MailStore können Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften sicherstellen, sich vor Datenverlusten schützen und die Effizienz der E-Mail-Verwaltung verbessern.

Email Archivierung as a Service

Die zentrale E-Mail-Archivierung hält Daten über Jahre ohne Veränderung oder Verlust. Durch die Volltextindexierung ist die Suche nach speziellen Unterlagen leicht möglich. Spezielle Inhalte können so sehr schnell und jederzeit gefunden werden. Dabei ermöglicht die spezielle Beschaffenheit der E-Mail-Archivierungs-Lösung eine Reduzierung der Storage Kapazitäten sogar um bis zu 70% und eine Entlastung der Mail-Server. Postfächerbegrenzungen gehören der Vergangenheit an ebenso wie PST-Dateien. Dahinter steht die automatische Löschung von Mails aus einem Postfach, sobald es archiviert wurde. Für Anwender verändert sich nichts, außer dass die Suche nach Mails und Inhalten wesentlich einfacher ist und schneller geht.

Email Archiv: rechtliche Situation

Für verschiedene geschäftliche Korrespondenz gibt es die gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung für mehrere Jahre.
Grundlegend hierfür sind die Bundesabgabenordnung (BAO, § 131 f.), das Unternehmensgesetzbuch (vor allem § 190 UGB) sowie das Aktien- und GmbH-Gesetz. Bei umsatzsteuer-relevanten Belegen kommen darüber hinaus die Regelungen des Umsatzsteu-ergesetzes (UStG) zum Tragen.