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Sieben Tipps für mehr Effizienz in der IT

Budgetkürzungen, Personalmangel, veraltete Hardware und mangelnde Flexibilität sind häufige Probleme, mit denen sich IT-Verantwortliche im Alltag herumschlagen müssen.

Trotzdem werden die Anforderungen an die IT immer größer. Ein unlösbares Problem? – Nicht unbedingt! Wir haben Ihnen 7 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie leistungsfähige und flexible IT Systeme erreichen ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Viele Geschäftsführer und CIOs stehen derzeit vor der Herausforderung mit immer weniger Budget immer höhere Anforderungen in der IT erfüllen zu müssen. Gerade in Krisenzeiten werden oft Budgets gekürzt und Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt. Trotzdem oder gerade deshalb muss die IT immer besser werden (Stichwort: Sicherheit und Verfügbarkeit) und die Performance der Systeme vor allem für Unternehmen mit einem hohen Anteil an Mitarbeitern im Homeoffice oder Außendienst exzellent sein. Deshalb sind effizient funktionierende IT Systeme ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, durch den Sie sehr viel Zeit und damit Geld sparen können und darüber hinaus die IT Abteilung erheblich entlasten. Als IT-Service-Provider begegnen wir täglich den Herausforderungen, denen sich IT Verantwortliche im Alltag stellen müssen. Aus unserer Erfahrung können wir sieben wichtige Maßnahmen ableiten, die unseren Kunden den Alltag enorm erleichtern. Wir haben Ihnen die wichtigsten 7 Schritte zur Steigerung der Effizienz Ihrer IT zusammengefasst.

 

1. Outsourcing von Commodity-Services

Von Commodity-Services in der IT ist die Rede, wenn es um standardisierte Anwendungen geht, die von vielen Anbietern in gleicher Weise betreut werden können. Ein Beispiel dafür ist Office 365 und im Speziellen Outlook Exchange. Die Bereitstellung und der Betrieb von Mailboxen kann in der Regel problemlos von IT Dienstleistern übernommen werden, die die nötigen Ressourcen dafür haben. Damit sinkt die Arbeitslast im eigenen Betrieb. In der Regel steigen dafür die Verfügbarkeit und die Performance der ausgelagerten Services und Ihre Mitarbeiter können je nach SLA auf einen externen 24×7 Support zugreifen.

 

2. Betriebsverantwortung an Speziallisten abgeben

Unternehmenskritische Anwendungen sollten mit dem nötigen Augenmerk überwacht und betreut werden. Das ist im Alltag oft gar nicht so einfach umzusetzen. Aus Zeitmangel bzw. Personalmangel werden immer wieder wichtige Routineaufgaben hinausgeschoben. Das kann dramatische Auswirkungen haben: Systeme können ausfallen und Daten können verloren gehen. Durch das Auslagern der Betriebsverantwortung an einen Speziallisten brauchen Sie sich keine Gedanken mehr zu machen über Backups, Updates und Lizenzen. Ihr IT Dienstleister übernimmt die Betriebsverantwortung für Sie und spielt Sie somit für strategische Aufgaben im Unternehmen frei.

 

3. Monitoring Konzept erstellen

Über die Betriebsverantwortung kommen wir gleich zum dritten Punkt: Jedes Unternehmen, das eine hohe Abhängigkeit von der IT hat, sollte auch über ein Monitoring Konzept verfügen. Durch ein gutes Monitoring fallen Anomalien schon sehr früh auf und Sie können drohende Ausfälle schon abfangen, bevor sie entstehen. Auch das Monitoring kann gut an IT Service Provider ausgelagert werden und als 24×7 Service bezogen werden.

 

4. Automatisierungsgrad erhöhen

Wenn Sie den Automatisierungsgrad in der IT steigern, können Sie wiederkehrende Tätigkeiten reduzieren und damit auch Fehler. Die Automatisierung von Standardprozessen spart Zeit wie das Beispiel eines Kunden zeigt. Hier wurden Abläufe im HR-System automatisiert. Bei einem neuen Eintrag also dem Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters befinden sich dessen Daten automatisch im Active Directory. Dadurch konnten mehrere Arbeitsschritte eingespart werden.

 

5. 24×7 Betrieb und Support auslagern

Sehr viele Unternehmen brauchen 24×7 Services für Mitarbeiter und/oder Kunden. Das ist sehr personalintensiv, da mindestens 4 Vollzeitmitarbeiter dafür bereitgestellt werden müssen. Ist Ihre IT-Abteilung zu klein um ein 24×7 Service sicher zu stemmen, dann empfehlen wir Ihnen dringend, es auszulagern an einen IT-Service-Provider. In der Regel ist dieser Service dann auch wesentlich günstiger, da eine Grundgebühr verrechnet wird und Supportstunden nur im Bedarfsfall dazukommen.

 

6. IaaS und PaaS anstatt eigener Hardware (HW)

Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS) helfen Ihnen bei der Lösung verschiedener Probleme. Beschaffung, Betrieb und Finanzierung der HW können Sie dadurch abgeben, was gerade bei Budgetkürzungen und Personalmangel ein sehr großer Vorteil ist. In den überwiegenden Fällen können Performance und Verfügbarkeit sowie die Flexibilität beträchtlich erhöht werden. Auch der Sicherheitsaspekt spricht dafür, eine Cloud Infrastruktur zu verwenden. Wir als Cloud Service Provider sichern unsere Systeme sehr gut ab und halten im Zuge der ISO Zertifizierungen sicherheitsrelevante Prozesse ein. Das entspricht einem wesentlich höheren Sicherheitsstandard als ihn Kunden in der Regel erreichen.

 

7. Zeitfresser aufspüren und ersetzen

Analysieren Sie die Prozesse und Tools in Ihrem Unternehmen, die sehr viele Ressourcen brauchen und überlegen Sie, diese zu ersetzen, um Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Dies kann zwar anfangs ein hohes Zeitinvestment bedeuten und auch höhere Investitionen nach sich ziehen, zahlt sich aber auf lange Sicht mehr als aus. Ein schönes Beispiel dafür ist unsere eigene Backup-Lösung. In unserem Betrieb verbrachten wir früher 5 Stunden täglich mit der Sicherung der Daten. Nach Analyse der Situation investierten wir in eine Backup-Lösung von Rubrik und brauchen nun nur mehr 30 Minuten pro Tag in dieses Thema zu investieren. Das Rubrik Backup ist eine High-End-Lösung, die auch unseren Kunden zu Gute kommt, da das Backup Bestandteil unserer Cloud Infrastruktur Angebote ist.

 

Wollen Sie mehr zum Thema Cloud Services und Outsourcing wissen?

Dann kontaktieren Sie Rainer Schneemayer sales@timewarp.at oder lesen Sie unseren Blogartikel zum Thema „Schnelle Webanwendungen“ https://timewarp.at/schnelle-remote-anwendungen/

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Veronika Pambalk

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